Oranisasi dan Metode

Soal:
1.Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2.Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3.Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4.Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja.

Jawab :
1.Syarat komukikasi yang baik dan berhasil:
Jelas, maksudnya adalah berita yang disampaikan dapat dipahami oleh baik oleh komunikator (pembicara) ataupun komunikan (pendengar).
Tepat, masksudnya adalah sesuatu yang disampaikan oleh komunikator dapat langsung diterima/dipahami oleh penerima dengan baik.
Sasaran sesuai, maksudnya adalah si komunikan merupakan orang yang tepat untuk menerima suatu informasi.

2.Yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel:
Melakukan pengecekan terhadap data sumber,
Perlu adanya penyuluhan-penyuluhan kepada masyarakat tentang data yang telah diolah
Memberikan sanksi tegas kepada yang melakukan penyelewengan data/informasi.

3.cara peyusunan paper/warkat:
Sistem penyusunan paper menurut abjad,
Sistem penyusunan menurut subjek,
Sistem penyusunan menurut nomor, dan
Sistem penyusunan menurut waktu.

4.Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja.
Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur dan system kerja :
Tata kerja, prosedur keja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan , fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi, jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu pekerjaan yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas yang termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukena berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

Tugas 3

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal !
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi !
4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja !

Jawab:

1. Ada banyak tipe-tipe kepemimpinan didalam sebuah organisasi. Namun, secara umum dapat digolongkan menjadi 2 yaitu unsur pengarahan dan unsur bantuan. Dari dua unsur tersebut, gaya kepemimpinan dapat dikelompokkan lagi menjadi 4, yaitu:
- otokrasi,
- pembinaan,
- demokrasi, dan
- kendali bebas

2. Berikut beberapa manfaat organisasi informal
- Membantu organisasi formal yang ada secara tidak langsung.
- Kekerabatan menjadi erat diantara anggotanya.
- Menipiskan kesenjagan diantara mereka
- tugas yang ada dapat diselesaikan dengan mudah,
- Dapat berbagi pengalaman diantara mereka


3. Bagan organisasi:
- Segitiga Vertikal
- Segitiga Horosontal
- Kerucut Vertikal Horisontal
- Lingkaran
- Setengah lingkaran
- Oval

4. Tata kerja --> sesuatu hal yang membuat kerja kita terlihat rapih, tertib bagus. Misal bagaimana kerja kita agar terlihat sebagus mungkin.
Sistem kerja --> merupakan kumpulan dari beberapa elemen yang saling berinteraksi untuk membentuk pola suatu tujuan.
Prosedur kerja --> merupakan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam aktivitas tertentu demi terlaksananya tujuan dengan aman dan nyaman.

Tugas 2

Soal:

1. Jelaskan Ruabg lingkup ORMET
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja
3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal ?
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’

Jawab:

1. Seperti telah dibahas pada Materi pertama O&M bahwa fungsi O&M

adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam

melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan

praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Berikut yang mencakup Ruang Lingkup O&M :

ü Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

ü Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

ü Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

ü Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

ü Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

ü Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

2. Karena uang merupakan alat tukar yang sah sebagai pembayaran atas

barang/jasa. Oleh karena itu, makin banyak uang yang ingin diperoleh

maka seseorang harus lebih giat/berusaha bekerja semaksimal mungkin.

3. Organisasi dapat dibagi menjadi 2 yaitu Formal dan Non-Formal. Sedangkan dari Formal dapat terbentuk lagi organisasi Informal (didalam formal) misal organisasi yang ada di universitas-universitas.

4. Joseph Luft dan Harrington Ingham , mengembangkan konsep Johari Window sebagai perwujudan bagaimana seseorang berhubungan dengan orang lain yang digambarkan sebagai sebuah jendela. ‘Jendela’ tersebut terdiri dari matrik 4 sel, masing-masing sel menunjukkan daerah self (diri) baik yang terbuka maupun yang disembunyikan. Keempat sel tersebut adalah daerah publik, daerah buta, daerah tersembunyi, dan daerah yang tidak disadari.

Tugas 1

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement)

2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen

3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif

4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M

Jawab :

1. enam (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement) :

ü Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

ü Uang atau Biaya (Money)

ü Bahan-bahan atau Material (Materials)

ü Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

ü Tata kerja (Methods)

ü Pasar (Market)

2. Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam

sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode

hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk

memperluas sasaran kegiatan.

3. Pengertian efektif dan efisien

- Efektif merupakan sifat memilih dari serangkaian aktivitas yang menurut saya lebih tepat dan berguna.

- Efisien merupakan pengunaan dari sumber-sumber yang ada secara hemat agar mendapatkan hasil yang memuaskan.

4. Kegiatan yang termasuk dalam scope O&M:

Organisasi dan Metode merupakan rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan. Berikut yang merupakan kegiatan manajemen :

Kegitan Manajemen :

· Planning (perencanaan):

· Organizing (pengorganisasian):

· Motivating (motivasi):

· Controlling (pengendalian):